Administratief Medewerker (Volksgezondheid)

Ministerie van Volksgezondheid, Sociale Ontwikkeling en Arbeid (VSA), Dienst Volksgezondheid De Dienst Volksgezondheid (DPH) is op zoek naar doelgerichte, ervaren en toegewijde professionals voor de volgende functie. Bent u de juiste kandidaat? Wilt u actief bijdragen aan het verbeteren van het gezondheidssysteem van Sint Maarten? De Dienst Volksgezondheid zoekt een geschikte kandidaat voor deze cruciale functie, om de diverse projecten gericht op het verbeteren van de gezondheid en het welzijn van onze inwoners succesvol uit te voeren. Wie zijn wij? De Dienst Volksgezondheid is verantwoordelijk voor de beleids- en wetgevingsontwikkeling in lijn met internationale verdragen en in samenwerking met lokale, regionale en internationale gezondheidsorganisaties. De dienst ondersteunt diverse platforms die de gezondheidssector versterken, coördineert de veiligheid en toegankelijkheid van publieke gezondheidsdiensten tijdens rampen, en onderhoudt een sterk netwerk met zorgverleners en belanghebbenden. Onze prioriteiten zijn het voorkomen van ongezonde leefomstandigheden en het bevorderen van de algehele gezondheid van de samenleving. Wat kunt u verwachten? Als Executive Secretary / Administrative Support Assistant speelt u een belangrijke rol bij het waarborgen van een soepel en efficiënt functioneren van de dienst. U biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan het diensthoofd, beleidsmedewerkers en andere teamleden. De functie vraagt om een proactieve en servicegerichte professional die meerdere prioriteiten kan beheren, vertrouwelijkheid kan waarborgen, effectief kan communiceren met interne en externe belanghebbenden, en ervoor zorgt dat administratieve processen nauwkeurig en efficiënt worden afgehandeld. Hoofdtaken en verantwoordelijkheden - Uitgebreide secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan het diensthoofd en de medewerkers. - Agenda's, afspraken, vergaderingen en planningen beheren. - Inkomende en uitgaande correspondentie ontvangen, registreren, verdelen en opvolgen. - Vergaderingen organiseren en coördineren, inclusief het voorbereiden van agenda's, uitnodigingen, presentielijsten, vergaderstukken en notulen. - Nauwkeurige en overzichtelijke elektronische en fysieke archiveringssystemen en dossiers van de dienst bijhouden. - Deadlines, actiepunten en vervolgacties uit vergaderingen en correspondentie bewaken. - Telefoongesprekken, e-mails en algemene vragen professioneel en tijdig beantwoorden. - Meewerken aan de voorbereiding en coördinatie van evenementen, workshops, presentaties en andere activiteiten van de dienst. - Vertrouwelijkheid waarborgen bij het omgaan met gevoelige informatie over de dienst, personeel en volksgezondheid. - De dienst ondersteunen bij het naleven van vastgestelde administratieve procedures en overheidsbeleid. - Overige administratieve taken uitvoeren zoals opgedragen door het diensthoofd. Minimale kwalificaties en kerncompetenties - Associate degree of diploma in Office Management, Bedrijfskunde, Bestuurskunde, Secretariële Opleiding, Management of een verwant vakgebied. - Relevante administratieve of secretariële ervaring, bij voorkeur binnen een overheids-, publieke, zorg-, beleids- of professionele omgeving. - Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. - Goede organisatorische, coördinerende en time-managementvaardigheden. - Vaardigheid in Microsoft Office-toepassingen en elektronische documentbeheersystemen. - Sterk oog voor detail en het vermogen om nauwkeurige dossiers en documentatie bij te houden. - Vermogen om vergaderingen, overleggen, workshops en andere activiteiten met meerdere belanghebbenden te coördineren. - Vermogen om meerdere opdrachten te beheren, concurrerende eisen te prioriteren en deadlines te halen. - Vermogen om zelfstandig en effectief te functioneren binnen een klein team. - Initiatief, betrouwbaarheid, discretie en vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige informatie. Salaris Salaris varieert van minimaal Cg 2,578.00 tot maximaal Cg 4,967.00 per maand, afhankelijk van ervaring en kwalificaties. Zo solliciteert u Stuur uw cv, motivatiebrief en kopieën van uw diploma's via de Solliciteer-knop vóór 30 september 2026, onder vermelding van de functietitel. Return Caribbean stuurt uw sollicitatie door naar careers@sintmaartengov.org, Fenna.Arnell@sintmaartengov.org en Yolaine.Bruney@sintmaartengov.org. Sollicitaties zijn gericht aan het diensthoofd Volksgezondheid, mevrouw Fenna Arnell.