Administratief Medewerker (Sociale Zaken)

Ministerie van Volksgezondheid, Sociale Ontwikkeling en Arbeid (VSA), Dienst Arbeidszaken & Sociale Zaken Over de functie De Dienst Arbeidszaken & Sociale Zaken is op zoek naar een georganiseerde, prettige en nauwkeurige Administratief Medewerker voor de Unit Sociale Zaken, primair in een functie als Front Office / receptionist en als Back Office administratieve ondersteuning. Beide functies werken nauw samen om ervoor te zorgen dat de dienst een professionele, efficiënte en gastvrije service aan het publiek biedt. Administratief Medewerker, Front Office (Receptionist) De receptionist is het gezicht van de dienst en het eerste aanspreekpunt voor elke cliënt, zowel persoonlijk als telefonisch. Deze rol weerspiegelt rechtstreeks de kwaliteit en reputatie van de gehele afdeling. Kerntaken - Bezoekers, cliënten en leden van het publiek op een professionele en beleefde manier verwelkomen en doorverwijzen. - De receptiebalie beheren, inclusief inkomende telefoongesprekken, e-mails en algemene correspondentie. - Afspraken en vergaderingen voor medewerkers van de dienst plannen en coördineren. - Het bezoekersregister bijhouden en bezoekerspassen uitgeven volgens de beveiligingsprotocollen. - Inkomende post en documenten ontvangen, sorteren en verdelen. - Het publiek nauwkeurig informeren over de diensten van de afdeling en vragen op de juiste manier doorverwijzen. - De receptieruimte te allen tijde netjes en overzichtelijk houden. - Algemene administratieve en secretariële ondersteuning bieden aan management en operationele teams. - Officiële correspondentie, memo's, rapporten en andere documenten opstellen, opmaken en archiveren. - Elektronische en fysieke archiveringssystemen bijhouden en actualiseren volgens het archiveringsbeleid van de dienst. - Inkoopprocessen ondersteunen: inkoopverzoeken voorbereiden, bestellingen volgen, voorraden bijhouden. - Gegevens invoeren en databases, spreadsheets en interne beheersystemen bijhouden. - Meehelpen bij het voorbereiden van vergaderagenda's, notulen en opvolgregisters. - Contact onderhouden met andere overheidsdiensten en externe belanghebbenden waar nodig. - Cliënten indelen in twee rijen: (1) het ophalen van brieven, kaarten en documenten, en (2) formulieren, vragen en algemene informatie. - Op rotatiebasis overschakelen naar backofficetaken zodra de afspraken om 10.00 uur beginnen. Minimale kwalificaties en vereisten - Opleiding: High School / CXC / CAPE / HAVO of gelijkwaardig in Bedrijfskunde, Office Management of een verwant vakgebied. - Ervaring: minimaal twee (2) jaar relevante administratieve of receptionistervaring, bij voorkeur binnen de overheid of publieke dienstverlening. - Computervaardigheden: vaardigheid in de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); bekendheid met CRM-systemen is een pré. - Taal: vloeiende beheersing van het Engels (schriftelijk en mondeling) vereist; kennis van Nederlands, Spaans of Frans is een pré. - Persoonlijke vaardigheden: sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden, professionele uitstraling, georganiseerd, discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie. Sollicitatievereisten Geïnteresseerde kandidaten die aan de minimale kwalificaties voldoen worden uitgenodigd een motivatiebrief in te dienen met vermelding van de functie waarop wordt gesolliciteerd, een actueel curriculum vitae, kopieën van relevante diploma's en certificaten, twee (2) professionele referenties en een kopie van uw paspoort. Alleen Nederlandse onderdanen kunnen solliciteren. Salaris Salarisschaal: minimaal Cg 2,294.00 tot maximaal Cg 4,345.00 per maand. Het salaris is gebaseerd op ervaring en kwalificaties binnen de vastgestelde salarisschaal, plus een arbeidsvoorwaardenpakket met vakantie, pensioen en medische dekking. Zo solliciteert u Stuur uw cv, motivatiebrief en kopieën van uw diploma's via de Solliciteer-knop vóór 10 oktober 2026, onder vermelding van de functietitel. Return Caribbean stuurt uw sollicitatie door naar careers@sintmaartengov.org. Sollicitaties zijn gericht aan het Bestuurskantoor, Soualiga Road #1, Philipsburg, Sint Maarten, t.a.v. Peggy-Ann Richardson.